Algemene voorwaarden ARC Flow

Versie 1.2, juli 2026

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• ARC Flow: de vennootschap onder firma ARC Flow, gevestigd te Wilgenlaan 59, 1394 JS Nederhorst den Berg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42102815.
• Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met ARC Flow.
• Diensten: alle door ARC Flow aangeboden producten en diensten, waaronder maar niet beperkt tot webdesign, het boekingssysteem ARC Booking, hosting, contentcreatie, fotografie, maatwerkopdrachten en overige digitale diensten.
• ARC Booking: het door ARC Flow aangeboden online boekingssysteem inclusief beheerpaneel.
• Overeenkomst: iedere afspraak tussen ARC Flow en Klant, inclusief offertes, opdrachtbevestigingen en abonnementen.
• Eindgebruiker: de persoon die via ARC Booking een reservering plaatst bij Klant (bijvoorbeeld een gast van een restaurant).

2. Toepasselijkheid

2.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen ARC Flow en Klant.

2.2. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen wanneer schriftelijk overeengekomen.

2.3. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

3. Offertes en overeenkomsten

3.1. Alle offertes van ARC Flow zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld.

3.2. Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat Klant een offerte schriftelijk (inclusief per e-mail) aanvaardt, of wanneer ARC Flow met de uitvoering van de opdracht is begonnen.

3.3. Aanvullingen of wijzigingen op de overeenkomst gelden als meerwerk en worden apart geoffreerd.

4. Prijzen en betaling

4.1. Alle genoemde prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

4.2. Voor maatwerkopdrachten, waaronder websitebouw (zie artikel 6), worden de betalingsafspraken (waaronder een eventuele aanbetaling) per opdracht vastgelegd in de offerte.

4.3. Bij aanvang van een abonnement op ARC Booking of hosting wordt direct de eerste periode (maand of jaar) in rekening gebracht en gaat het abonnement op die dag in. Maandelijkse abonnementen worden vervolgens per maand vooraf gefactureerd via automatische incasso of factuur, jaarabonnementen vooraf per jaar.

4.4. Betaling dient binnen 14 dagen na factuurdatum te geschieden, tenzij anders overeengekomen.

4.5. Bij overschrijding van de betalingstermijn is Klant van rechtswege in verzuim en is ARC Flow gerechtigd de wettelijke handelsrente in rekening te brengen, vermeerderd met buitengerechtelijke incassokosten.

4.6. ARC Flow is gerechtigd de dienstverlening op te schorten bij een betalingsachterstand van meer dan 30 dagen.

5. Uitvoering van de diensten

5.1. ARC Flow voert de diensten uit naar beste inzicht en vermogen, op basis van de op dat moment bekende stand van de techniek.

5.2. Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde content. ARC Flow aanvaardt geen aansprakelijkheid voor fouten in door Klant aangeleverd materiaal.

5.3. ARC Flow is gerechtigd derden in te schakelen bij de uitvoering van de overeenkomst.

6. Maatwerkopdrachten

Dit artikel is van toepassing op opdrachten die niet vallen onder het ARC Booking-abonnement, waaronder websitebouw, maatwerkdashboards, systeemkoppelingen, AI-oplossingen en aanvullende ontwikkelwerkzaamheden (bijvoorbeeld meerwerk zoals bedoeld in artikel 3.3).

6.1. Scope, planning en prijs van een maatwerkopdracht worden vastgelegd in een offerte. Bij gebreke van een aparte planning in de offerte spant ARC Flow zich in om in overleg met Klant een realistische planning met tussentijdse mijlpalen af te spreken.

6.2. Opgeleverde onderdelen worden in fasen ter acceptatie aan Klant voorgelegd. Klant reageert binnen 10 werkdagen na oplevering met een goedkeuring of een gemotiveerde lijst met punten. Reageert Klant niet binnen deze termijn, dan geldt het opgeleverde onderdeel als geaccepteerd.

6.3. Wijzigingen in scope die niet in de oorspronkelijke offerte zijn opgenomen, worden behandeld als meerwerk conform artikel 3.3.

6.4. Maatwerkcode en -oplossingen die specifiek voor Klant zijn ontwikkeld, worden na volledige betaling eigendom van Klant, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Onderliggende generieke componenten, frameworks en tooling van ARC Flow die ook in andere projecten worden hergebruikt, blijven eigendom van ARC Flow; Klant krijgt hierop een gebruiksrecht zoals bepaald in artikel 8.2.

6.5. Voor maatwerkopdrachten die voortbouwen op een bestaand product van ARC Flow (waaronder ARC Booking), gelden de bepalingen van artikel 7 onverkort naast dit artikel.

7. ARC Booking: aanvullende bepalingen

Dit artikel is van toepassing wanneer Klant gebruikmaakt van het boekingssysteem ARC Booking.

7.1. Beschikbaarheid

ARC Flow streeft naar een beschikbaarheid van het boekingssysteem van 99,5% op jaarbasis, gemeten exclusief gepland onderhoud. Gepland onderhoud wordt minimaal 48 uur van tevoren aangekondigd en vindt bij voorkeur plaats op momenten met weinig verkeer (dinsdag tot donderdag, 02:00–06:00).

7.2. Ondersteuning

ARC Flow biedt ondersteuning per e-mail op werkdagen tussen 09:00 en 17:00. Bij kritieke storingen (het systeem is volledig onbereikbaar) streeft ARC Flow naar een eerste reactie binnen 4 uur, ook buiten kantooruren.

7.3. Data en eigendom

Alle reserveringsgegevens die Klant via ARC Booking verzamelt, blijven eigendom van Klant. ARC Flow verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van Klant, conform de verwerkersovereenkomst die als bijlage bij deze voorwaarden hoort. Door deze voorwaarden te accepteren, gaat Klant tevens akkoord met de verwerkersovereenkomst.

7.4. Data-export en verwijdering

Bij beëindiging van het abonnement heeft Klant tot 30 dagen na de einddatum recht op een volledige export van alle reserveringsgegevens in een gangbaar formaat (CSV of JSON). Na deze termijn verwijdert ARC Flow alle gegevens van Klant definitief.

7.5. Verantwoordelijkheid Klant

Klant is zelf verantwoordelijk voor:

• het informeren van Eindgebruikers over de verwerking van hun persoonsgegevens (privacyverklaring op de eigen website);
• het naleven van de AVG en overige toepasselijke privacywetgeving;
• het beheer van het eigen beheerpaneel, waaronder gebruikersaccounts en wachtwoorden.

ARC Flow levert een standaard privacyverklaring-template aan. Het gebruik en de aanpassing daarvan is de verantwoordelijkheid van Klant.

7.6. Proefperiode

ARC Flow kan Klant een proefperiode aanbieden voorafgaand aan een betaald abonnement op ARC Booking. De duur en voorwaarden van de proefperiode worden per geval schriftelijk overeengekomen. Gegevens die Klant tijdens de proefperiode heeft ingevoerd, blijven bij aanvang van een betaald abonnement beschikbaar. Wordt na de proefperiode geen abonnement afgesloten, dan verwijdert ARC Flow de tijdens de proefperiode ingevoerde gegevens binnen 30 dagen na afloop van de proefperiode, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7.7. Gebruik van geanonimiseerde gegevens

ARC Flow mag gegevens uit ARC Booking, waaronder reserveringsgegevens, gebruiken op geaggregeerd en geanonimiseerd niveau, dat wil zeggen zodanig bewerkt dat deze niet meer herleidbaar zijn tot Klant of een individuele Eindgebruiker. ARC Flow gebruikt deze geanonimiseerde gegevens om ARC Booking te verbeteren, statistieken en benchmarks te ontwikkelen en nieuwe functionaliteit te bouwen, waaronder AI-functionaliteit. Dit gebruik valt buiten de verwerkersovereenkomst, omdat het geen persoonsgegevens meer betreft zodra de gegevens daadwerkelijk zijn geanonimiseerd.

8. Intellectueel eigendom

8.1. Het ontwerp, de code en de templates die ARC Flow gebruikt blijven intellectueel eigendom van ARC Flow, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of bepaald in artikel 6.4.

8.2. Klant verkrijgt na volledige betaling een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de voor Klant gemaakte website en content.

8.3. Door Klant aangeleverde materialen (logo's, teksten, foto's) blijven eigendom van Klant. Klant garandeert dat deze materialen geen inbreuk maken op rechten van derden.

8.4. Foto's gemaakt door ARC Flow als onderdeel van een fotografieopdracht worden na oplevering en volledige betaling eigendom van Klant, inclusief het recht op onbeperkt gebruik voor eigen communicatiedoeleinden.

8.5. Klant mag verwijzen naar het gebruik van ARC Booking, bijvoorbeeld door vermelding op de eigen website, mits dit geen onjuiste of misleidende indruk wekt over de relatie tussen Klant en ARC Flow. ARC Flow kan Klant vragen een "Powered by ARC Booking"-vermelding op te nemen in de reserveringswidget; dit wordt per geval afgesproken en is geen automatische verplichting.

9. Aansprakelijkheid

9.1. De totale aansprakelijkheid van ARC Flow is beperkt tot het bedrag dat Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ARC Flow heeft betaald, met een maximum van € 5.000.

9.2. ARC Flow is niet aansprakelijk voor:

• indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste omzet;
• schade als gevolg van het niet of niet tijdig aanleveren van content door Klant;
• schade als gevolg van onbevoegd gebruik van het beheerpaneel of het boekingssysteem door derden via de inloggegevens van Klant;
• schade veroorzaakt door storingen bij derden (hostingproviders, betaaldienstverleners, internetproviders);
• schade als gevolg van onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door Klant.

9.3. De aansprakelijkheidsbeperkingen in dit artikel gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van ARC Flow.

10. Overmacht

10.1. ARC Flow is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting als dit wordt verhinderd door overmacht. Onder overmacht vallen onder meer: storingen bij hostingproviders, internetproviders of betaaldienstverleners, stroomuitval, overheidsmaatregelen, en cyberaanvallen.

10.2. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan hebben beide partijen het recht de overeenkomst te ontbinden zonder schadevergoeding.

11. Looptijd en opzegging

11.1. Maatwerkopdrachten, waaronder websitebouw: de overeenkomst voor het eenmalige deel eindigt na oplevering en volledige betaling. Het abonnementsdeel (ARC Booking, hosting) loopt voor onbepaalde tijd, met uitzondering van jaarabonnementen zoals bepaald in artikel 11.4.

11.2. Klant kan voor ARC Booking kiezen tussen een maandabonnement en een jaarabonnement, zoals vastgelegd in de offerte of het abonnementsoverzicht.

11.3. Maandabonnementen op ARC Booking en hosting zijn maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van 1 kalendermaand, per e-mail.

11.4. Jaarabonnementen op ARC Booking worden aangegaan voor een periode van 12 maanden en bieden een korting ten opzichte van het maandtarief, zoals vermeld in de offerte of het abonnementsoverzicht. Na afloop van deze periode wordt het jaarabonnement stilzwijgend verlengd met telkens 12 maanden, tenzij Klant uiterlijk 1 maand voor het einde van de lopende periode schriftelijk (per e-mail) opzegt.

11.5. Bij tussentijdse opzegging van een jaarabonnement vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde termijnen.

11.6. ARC Flow mag de overeenkomst per direct beëindigen als Klant:

• een betalingsachterstand heeft van meer dan 60 dagen;
• in strijd handelt met deze voorwaarden;
• failliet wordt verklaard of surseance van betaling aanvraagt.

12. Wijziging van voorwaarden

12.1. ARC Flow mag deze voorwaarden wijzigen. Klant wordt minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding van de wijzigingen per e-mail geïnformeerd.

12.2. Als Klant niet akkoord gaat met de gewijzigde voorwaarden, kan Klant de overeenkomst opzeggen voor de datum waarop de gewijzigde voorwaarden van kracht worden.

13. Toepasselijk recht en geschillen

13.1. Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten tussen ARC Flow en Klant is Nederlands recht van toepassing.

13.2. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Lukt dat niet, dan is de bevoegde rechter in het arrondissement van de vestigingsplaats van ARC Flow exclusief bevoegd.

ARC Flow

Wilgenlaan 59, 1394 JS Nederhorst den Berg

KvK: 42102815

E-mail: info@arc-flow.nl