Verwerkersovereenkomst ARC Booking

Versie 1.0, juni 2026

Deze verwerkersovereenkomst ("Overeenkomst") is een bijlage bij de overeenkomst tussen ARC Flow en Klant en maakt daar onlosmakelijk deel van uit.

1. Partijen

• Verwerkingsverantwoordelijke: Klant, zoals geïdentificeerd in de hoofdovereenkomst (hierna: "Klant").
• Verwerker: ARC Flow, vennootschap onder firma, gevestigd te Wilgenlaan 59, 1394 JS Nederhorst den Berg, KvK 42102815 (hierna: "ARC Flow").

2. Achtergrond

Klant maakt gebruik van het boekingssysteem ARC Booking, aangeboden door ARC Flow. Bij het leveren van deze dienst verwerkt ARC Flow persoonsgegevens in opdracht van Klant. Deze overeenkomst regelt de afspraken over die verwerking conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

3. Categorieën betrokkenen

• Eindgebruikers: gasten die via ARC Booking een reservering plaatsen bij Klant.
• Medewerkers van Klant: personen met toegang tot het beheerpaneel van ARC Booking.

4. Categorieën persoonsgegevens

Eindgebruikers (gasten)

De daadwerkelijke betaalgegevens (creditcardnummer, IBAN) worden niet door ARC Flow opgeslagen. Betalingen verlopen via de betaaldienstverlener (Mollie of Stripe). ARC Booking registreert uitsluitend de status (betaald/niet betaald) en een transactiereferentie.

Financiële en factuurgegevens (betalingsstatus, transactiereferenties en facturen bij groepsboekingen, cadeaubonnen en arrangementen) worden, in afwijking van de bewaartermijn hierboven, bewaard conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Overige gastgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, aantal personen, datum en tijdstip, dieetwensen en allergieën) worden na 12 maanden verwijderd of geanonimiseerd.

Medewerkers van Klant

5. Doeleinden van de verwerking

ARC Flow verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van:

• het functioneren van het boekingssysteem ARC Booking;
• het verzenden van geautomatiseerde reserveringsbevestigingen en herinneringen;
• het bieden van technische ondersteuning aan Klant;
• het genereren van geanonimiseerde gebruiksstatistieken voor Klant.

ARC Flow verwerkt de persoonsgegevens niet voor eigen commerciële doeleinden, waaronder marketing of profiling.

Zodra ARC Flow persoonsgegevens zodanig heeft geanonimiseerd dat deze niet meer herleidbaar zijn tot Klant of een individuele Eindgebruiker, vallen deze gegevens niet langer onder deze overeenkomst of de AVG. ARC Flow mag dergelijke geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens gebruiken om ARC Booking te verbeteren, benchmarks en statistieken te ontwikkelen en nieuwe functionaliteit te bouwen (waaronder AI-functionaliteit), ook ten behoeve van andere klanten. Dit gebruik valt buiten de voorgaande alinea, omdat het geen persoonsgegevens meer betreft.

6. Verplichtingen van ARC Flow

ARC Flow zal:

6.1. Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van schriftelijke instructies van Klant, tenzij ARC Flow daartoe wettelijk verplicht is. In dat geval informeert ARC Flow de Klant voorafgaand aan de verwerking, tenzij die informatie wettelijk verboden is.

6.2. Personen die toegang hebben tot persoonsgegevens binden aan geheimhouding.

6.3. Passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS/HTTPS) en opslag (encryption at rest);
• toegangsbeheer op basis van rollen (alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang);
• regelmatige back-ups;
• logging van toegang tot persoonsgegevens.

6.4. ARC Flow mag subverwerkers inschakelen, mits Klant hiervan vooraf op de hoogte wordt gesteld. Klant heeft het recht bezwaar te maken binnen 14 dagen na kennisgeving. De actuele lijst subverwerkers staat in bijlage A van deze overeenkomst.

6.5. Klant binnen 48 uur informeren bij een datalek dat persoonsgegevens van Eindgebruikers betreft, met daarbij:

• een omschrijving van het lek;
• de (geschatte) categorieën en aantallen betrokkenen;
• de waarschijnlijke gevolgen;
• de genomen of voorgestelde maatregelen.

6.6. Na beëindiging van de overeenkomst alle persoonsgegevens verwijderen of retourneren, naar keuze van Klant, binnen 30 dagen. Na deze termijn worden alle gegevens definitief verwijderd, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.

6.7. Meewerken aan verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid) en Klant ondersteunen bij het nakomen van diens verplichtingen onder de AVG.

7. Verplichtingen van Klant

Klant is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor:

7.1. Het vaststellen van de doeleinden en rechtmatige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens van Eindgebruikers.

7.2. Het informeren van Eindgebruikers over de verwerking van hun persoonsgegevens, via een privacyverklaring op de eigen website. ARC Flow levert hiervoor een template aan.

7.3. Het afhandelen van verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, verwijdering). ARC Flow biedt hierbij technische ondersteuning.

7.4. Het melden van datalekken bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer dit op grond van de AVG vereist is.

8. Doorgifte buiten de EER

8.1. ARC Flow verwerkt persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

8.2. Voor zover een subverwerker (zie Bijlage A) persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, waaronder Resend Inc. (Verenigde Staten) en de AI-aanbieders genoemd in Bijlage A, zorgt ARC Flow voor passende waarborgen conform de AVG, zoals de Standard Contractual Clauses (SCC) van de Europese Commissie of een vergelijkbaar erkend raamwerk zoals het EU-VS Data Privacy Framework.

8.3. ARC Flow bouwt AI-functionaliteit in ARC Booking die persoonsgegevens van gasten kan verwerken (zie Bijlage A). Welke AI-aanbieder per functie wordt ingezet staat nog niet vast. Dit artikel en Bijlage A worden bijgewerkt zodra dat bekend is.

8.4. Klant kan op verzoek een kopie van de toepasselijke waarborgen ontvangen.

9. Aansprakelijkheid

9.1. ARC Flow is jegens Klant aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van een verwerking door ARC Flow in strijd met deze Overeenkomst of de AVG.

9.2. De aansprakelijkheid van ARC Flow onder deze Overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan ARC Flow heeft betaald, met een maximum van € 5.000, overeenkomstig artikel 9 van de Algemene Voorwaarden ARC Flow.

9.3. Deze beperking geldt niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van ARC Flow. Deze beperking laat onverlet de aansprakelijkheid van ARC Flow voor een boete die de Autoriteit Persoonsgegevens rechtstreeks aan ARC Flow oplegt wegens een aan ARC Flow toe te rekenen overtreding.

10. Audits

10.1. Klant heeft het recht om maximaal eenmaal per jaar, met een aankondigingstermijn van minimaal 30 dagen, een audit uit te (laten) voeren op de naleving van deze overeenkomst.

10.2. ARC Flow verleent hieraan medewerking en verstrekt alle redelijkerwijs benodigde informatie. De kosten van de audit komen voor rekening van Klant.

11. Looptijd

Deze overeenkomst is geldig zolang ARC Flow persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Klant. Bij beëindiging van de hoofdovereenkomst eindigt deze overeenkomst automatisch, met inachtneming van de verwijderingstermijn in artikel 6.6.

12. Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Bijlage A: Subverwerkers

Klant wordt per e-mail geïnformeerd bij wijzigingen in deze lijst. De drie AI-aanbieders hierboven worden op dit moment beoordeeld voor AI-functionaliteit in ARC Booking die gastgegevens verwerkt; welke aanbieder voor welke functie wordt ingezet staat nog niet vast.